2022.08.29 2023.06.21更新 社内報制作の基礎
社内報の校正をスムーズに行うには、段取りにコツがあります。段取り上手になって、校正に集中できるようにしましょう。
社内・社外含めて大勢の人たちに協力をお願いするのが社内報の校正。20人、30人と連絡を取るわけですから、それはもう大変！ でも、チームの中心である社内報担当者の段取り力は、チームすべての人に影響します。
段取りで最も重要なのは、作業の流れに優先順位と締め切りを設けてスムーズな進行を心がけること。ゲラ（校正刷り）を送るときには、自分の部署より他部署、他部署よりも社外の人へ先に連絡するのが基本です（連絡が取りにくい人を優先）。また、出張が多い人などは、個別の時間管理が必要なケースも少なくありません。
確認を依頼する人の名前はリスト化がおすすめです。ゲラの送付日時を前もって伝えるときに相手の予定を確認しておけば、本番での作業を効率よく進められます。また、ゲラを戻してもらう締め切りは、印刷所・制作会社へ戻すギリギリではなく、１日ほど余裕を持って、取りまとめる時間をしっかり確保しましょう。
一番大切にしたいのは校正の質＝内容の確認です。その時間を確保するためにも、ゲラの受け渡しはスムーズに済ませたいものです。
確認を依頼する先（他部署など）には、校正の日付＆時間を事前に伝えておきましょう。あなたのところにゲラが来てから連絡しても、相手はすぐに動けません！ 校正も時間との勝負！
たった1人の確認待ちで全体の進行を止めては大変です。社長など多忙な人ほど早く連絡を。社内報担当者は人の時間を管理するマネジャーでもあるのです。
連絡にも優先順位を。基本は次の通りです。１）社外 → ２）社内の他部署 → ３）自分の部署。それが終わったら、ようやく自分が抱える校正作業に着手です。
校正は時間が限られた中での作業。ゲラ（校正刷り）を送ったらすぐに確認先へ電話で知らせましょう。このときに確認事項も伝えておくとベターです。送った「はず」に要注意！
確認先はリストで見える化するのがおすすめです！
また、校正作業を効率化するために、校正支援ツールなどを活用するのも一つの手段です。当社では社内報ご担当者の校正作業を少しでもお手伝いできるよう、校正支援ツール「Just Right! Pro」を導入しています。コラムでは「Just Right! Pro」の活用事例もご紹介していますので、ぜひご覧ください。
さらに、太平社では外部講師を招いて校正・校閲に関するワークショップも定期的に開催しています。開催の際にはこちらで告知しますので、ご興味のある方はぜひ定期的にご確認ください。
過去の校正・校閲ワークショップのレポートも掲載しています。
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vol.2「校正について語ろう」では、当社主催の校正・校閲ワークショップで講師を務める木下彰二氏のインタビューを掲載。
vol.10「校正を効率化するには」では、校正支援ツール「Just Right! Pro」の活用をサポートする若山陽介氏に校正効率化の方法やコツをお伺いしています。
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